Rekommendationer - BFN R 2 Gemensam verifikation

Bakgrund

1. För varje affärshändelse skall det enligt 5 § första stycket bokföringslagen (1976:125; BFL) normalt finnas en verifikation. En verifikation skall enligt huvudregeln i 5 § andra stycket BFL innehålla uppgifter om när den upprättats, när affärshändelsen inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller, vilken motpart den berör samt, i förekommande fall, vilka handlingar som legat till grund för affärshändelsen och var originalhandlingen förvaras.
2. Under vissa förutsättningar får flera affärshändelser sammanföras i en verifikation (gemensam verifikation). Gemensam verifikation får, enligt 5 § tredje stycket BFL, i vissa fall användas dels för likartade affärshändelser, dels för inbetalningar under en dag vid kontantförsäljning av varor och tjänster.
3. Denna rekommendation syftar till att klargöra under vilka förutsättningar gemensam verifikation får användas och vilken form en sådan verifikation skall ha. Rekommendationen är indelad i två olika avsnitt dels ett avsnitt om gemensam verifikation vid likartade affärshändelser, dels ett om gemensam verifikation vid kontantförsäljning.

Gemensam verifikation vid likartade affärshändelser

Allmänt

4. Behov av gemensam verifikation vid likartade affärshändelser uppkommer främst i följande fall:
   
   a) I rörelser med många små, ofta återkommande affärshändelser och där flera affärshändelser sammanförs på en samlingsfaktura. Det kan exempelvis vara fråga om leveranser i dagligvaruhandel.
   
   b) I rörelser där affärshändelser genereras automatiskt, oftast i samband med periodisk databearbetning. Det kan exempelvis vara fråga om beräkning av ränta och moms eller debitering av hyror och avgifter.
5. För likartade affärshändelser får gemensam verifikation användas om den innehåller eller hänvisar till de uppgifter som skall framgå av en verifikation. Det finns i fråga om likartade affärshändelser inget krav på att dessa skall ha inträffat under en och samma dag.

Samlingsfakturor

6. Leverantören har behov av att kunna bevaka att samtliga leveranser faktureras. Kunden å sin sida behöver dels kunna kontrollera mottagna leveranser, dels ha en verifikation för sin egen bokföring.
7. En samlingsfaktura kan enligt BFNs mening godtas som gemensam verifikation hos en leverantör under förutsättning att följande krav är uppfyllda:
   
   a) fakturan innehåller uppgift om den kvantitet av varje vara som totalt levererats under perioden
   
   b) tidsperioden avser högst 2 veckor
   
   c) leverantören har ett system för intern kontroll av utfakturering mot leveranser.
8. Är de i punkt 7 angivna kraven uppfyllda behöver följesedlar eller motsvarande inte betraktas som räkenskapsmaterial hos leverantören.
9. För kundens del har de affärshändelser som upptas i en samlingsfaktura inte sådan karaktär att fakturan kan användas som gemensam verifikation. Följesedlar eller motsvarande blir därför att betrakta som räkenskapsmaterial hos kunden.

Automatiskt genererade affärshändelser

10. Vid användning av automatisk databehandling kan vissa affärshändelser genereras automatiskt. Hänvisningskravet i 5 § BFL bör i dessa fall tolkas så att handling som innehåller endast uppgift om datum, transaktionstyp, belopp per transaktionstyp och totalbelopp kan användas som gemensam verifikation under förutsättning att delbelopp per kund, konto e dyl kan erhållas från andra av systemet producerade handlingar såsom kontoutdrag, fakturor eller liknande. Dessa handlingar skall i sådana fall anses som räkenskapsmaterial.
11. Ett grundläggande krav i dessa fall är att delresultat (motsvarande) som uppkommer vid bearbetningen bevaras i den utsträckning som erfordras för att man i efterhand på ett betryggande sätt och utan svårighet skall kunna fastställa sambandet mellan grunddata, gemensam verifikation och bokförd post. I 7 § BFL finns regler om systemdokumentation och behandlingshistorik vid användningen av automatisk databehandling i bokföringssystemet.

Gemensam verifikation vid kontantförsäljning

Allmänt

12. Behov av gemensam verifikation vid kontantförsäljning kan uppkomma i företag som säljer varor eller tjänster till enskilda konsumenter, på grund av svårigheten att upprätta fullständig verifikation vid många små affärshändelser med oftast anonyma motparter.
13. Gemensam verifikation får, enligt 5 § tredje stycket andra punkten BFL, användas för inbetalningar under en dag vid kontant försäljning av varor och tjänster, om försäljningen sker under sådana förhållanden att enskild verifikation med uppgifter enligt punkt 1 ej kan upprättas utan svårighet. I sådant fall får gemensam verifikation utgöras av kontrollremsa från kassaapparat, kassarapport eller annan handling som anger summan av erhållna betalningar.

Vilka företag får använda gemensam verifikation?

14. Följande villkor skall vara uppfyllda för att gemensam verifikation skall få användas (jfr prop 1975:104 s 158):
    
    a) enskild verifikation kan inte upprättas utan svårighet,
    
    b) kundkretsen är i huvudsak anonym, varmed enligt BFNs mening avses att företagets kundkrets typiskt sett är obestämd och att kunderna normalt inte identifieras,
    
    c) kunderna köper för enskilt bruk och har inte behov av verifikation för egen bokföring, och
    
    d) affärshändelserna avser som regel mindre belopp.
15. Av villkoren i punkt 14 följer att i företag som säljer dyrbarare kapitalvaror får gemensam verifikation inte användas. Vid sådan försäljning är antalet affärshändelser under en dag typiskt sett få, samtidigt som affärshändelserna avser större belopp. Kunderna har vidare behov av en fullständig verifikation för att kunna styrka sin äganderätt, reklamera eller göra garantianspråk gällande.
16. Av villkoren i punkt 14 följer vidare att gemensam verifikation inte kan komma till användning vid kontantförsäljning i partihandel, s k cash and carry. Det finns där anledning att identifiera kunderna, vilka inte köper för enskilt bruk och regelmässigt har behov av verifikation för sin egen kontroll och bokföring.
17. Om det i samband med affärshändelsen, av andra skäl än bokföringsmässiga, upprättas en handling som innehåller de uppgifter som fordras av en verifikation, t ex hyresavtal vid uthyrning av lös egendom, skall denna handling betraktas som verifikation. I företag där uthyrning sker dagligen och varje transaktion avser ett litet belopp kan gemensam verifikation användas under förutsättning att den har den form som anges i punkt 20.
18. Kundkretsen kan inte anses vara i huvudsak anonym i företag av en typ där det normalt sett förs kundkort, patientjournal e dyl. Fullständig verifikation skall därför upprättas i sådana fall.
19. För den bokföringsskyldiges kontantinköp för eget bruk skall enskild verifikation upprättas. Sådana inköp får således inte ingå i gemensam verifikation vid kontantförsäljning.

Den gemensamma verifikationens form

20. I mindre företag, som använder endast en eller ett fåtal kassaapparater, skall den gemensamma verifikationen bestå av kontrollremsor jämte tömningskvitton från kassaapparaterna.
21. I företag som använder ett flertal kassaapparater får den gemensamma verifikationen bestå av kassarapport till vilken skall fogas ett tömningskvitto för varje kassaregister. Kassarapporten skall uppfylla de krav som anges i punkt 22. I dessa fall utgör kontrollremsa från kassaapparat inte räkenskapsmaterial. En förutsättning för att kontrollremsa skall kunna ersättas av kassarapport är att företaget har ett väl fungerande system för intern kontroll av att kassarapporten överensstämmer med kontrollremsorna.
22. I företag som inte använder kassaapparat skall den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per kassa. I kassarapporten skall anges vilken dag den avser, på vilken eller vilka orter försäljningen skett samt summan av de inbetalningar som influtit under dagen. Rapporten skall undertecknas av den som upprättat den, med angivande av ort och datum för undertecknandet.
23. Om ett företag som normalt använder gemensam verifikation vid kontantförsäljning, vid enstaka försäljningar utfärdar enskild verifikation får denna ingå i den gemensamma verifikationens totalbelopp. Kopia av den enskilda verifikationen utgör därvid räkenskapsmaterial och skall förvaras tillsammans med den gemensamma verifikationen.

Ikraftträdande

24. Denna rekommendation träder i kraft den 1 juli 1988, varvid Bokföringsnämndens anvisning BFN:4 (KFS 1977:10) upphör att gälla.